Rheolwr Swyddfa

Trosolwg

Mae Clwb ifor bach yn chwilio am Reolwr Swyddfa profiadol i ymuno gyda'r tîm. Gweler y swydd ddisgrifiad am faylion pellach. Os am geisio anfonwch

Cyflogwr: Clwb Ifor Bach

Cyflog: £26,650 - £28,699

Dyddiad Cau: 01/10/2021 (3 diwrnod)

Amser Cau: 17:00:00

Lleoliad

Clwb Ifor Bach 11 Stryd Womanby Caerdydd, Caerdydd, Cymru CF10 1BR

Gwybodaeth gyswllt

Enw Cyswllt: Guto Brychan

E-bost: danfonwch e-bost

Gwefan: Ewch i'r wefan

Disgrifiad

Rheolwr Swyddfa

Gigfan sefydledig yw Clwb Ifor Bach sydd wedi bod yn gartref i gerddoriaeth newydd am dros 35 mlynedd. Am y chwe blynedd diwethaf mae Clwb wedi bod yn un o brif hyrwyddwyr annibynnol Caerdydd, yn hyrwyddo digwyddiadau ar draws y wlad, rhaglennu cerddoriaeth byw ar gyfer amryw o ddigwyddiadau a chyflwyno yr ŵyl aml-leoliad dinesig, Gŵyl Sŵn.

Ym mis Ebrill 2021, fe lansiwyd Clwb Music, cwmni cerddoriaeth annibynnol sy'n cynnwys label recordiau, cwmni rheoli a chyhoeddi gyda’r nod o ddatblygu a chydweithio ag artistiaid o Gymru.

O ganlyniad i gynnydd yng ngweithgarwch y cwmni yn ystod y blynyddoedd diwethaf, a'n cais llwyddiannus diweddar i ddod yn elusen, rydym ni nawr yn chwilio am Reolwr Swyddfa i ymuno â'r tîm. Chi fydd yn gyfrifol am y gweithrediadau ariannol o ddydd i ddydd, ynghyd â gwaith adnoddau dynol amrywiol, dyletswyddau gweithredol a gweinyddol, iechyd a diogewlch, sicrhau bod y swyddfa'n cael ei rhedeg yn effeithlon ynghyd â chynorthwyo gyda datblygiad y busnes.

Os oes gennych ddiddordeb, anfonwch CV a llythyr eglurhaol i guto@clwb.net erbyn 5yh dydd Gwener 1af o Hydref 2021.

Prif Ddyletswyddau


Cyllid
- Mewnosod data llawn incwm a gwariant gan ddefnyddio meddalwedd cyfrifo Xero
- Anfonebu cwsmeriaid, talu cyflenwyr a mynd ar drywydd dyledion
- Cymodi'r holl gyfrifon banc a chardiau credyd y cwmni
- Gweithio gyda'n cyfrifwyr i baratoi'r holl wybodaeth TAW, Treth, Cyflogres a Phensiwn berthnasol
- Gweithio gyda'r Prif Weithredwr i greu rhagolygon llif arian, adroddiadau rheoli misol a dadansoddiad costau o incwm yn erbyn gwariant
- Paratoi adroddiad ariannol chwarterol ar gyfer bwrdd cyfarwyddwyr y cwmni (ymddiriedolwyr ar ôl trosglwyddo i fod yn elusen) a chynorthwyo'r Prif Weithredwr i gynhyrchu'r adroddiad blynyddol.
- Talu treuliau
- Sicrhau y caiff cyllidebau/targedau eu cyrraedd.

Adnoddau Dynol

- Cydlynu yr amserlen gwaith ar gyfer y staff bar, gan gyd-weithio gyda’r rheolwyr dyletswydd i sicrhau cydymffurfio ac anghenion business.
- Cydlynu a gweinyddu'r prosesau recriwtio a chynnal cofnodion perthnasol.
- Cydlynu prosesau cynefino ar gyfer staff newydd a gwirfoddolwyr, gan gadw llawlyfr y staff yn gyfredol, a chynorthwyo pob aelod newydd o staff i ymgyfarwyddo â'u gweithle a'r polisïau a'r gweithdrefnau safonol y byddan nhw'n gorfod cydymffurfio â nhw.
- Cynnal cofnodion o holl wyliau blynyddol y staff, yr oriau sydd ganddynt i'w cymryd fel amser o'r gwaith, absenoldebau eraill o'r swyddfa, absenoldeb salwch a hwyrni, a thaflenni amser wythnosol.
- Cynnal cofnodion Adnoddau Dynol, gan sicrhau y caiff y dogfennau angenrheidiol eu casglu, gweinyddu, trosglwyddo a'u cadw yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data.
- Goruchwylio gwaith gwirfoddolwyr a lleoliadau profiad gwaith.
- Cynorthwyo gydag amserlenni rota staff y bar

Gweithrediadau

- Gweithredu fel y prif gyswllt ar gyfer y cwmni glanhau / staff, gan gofnodi a blaenoriaethu glanhau a chytuno ar amserlenni gwaith fel sy'n briodol, er mwyn cadw'r adeilad a'r lleoliad yn y cyflwr gorau posib.
- Cynorthwyo a chysylltu fe bo’r angen gyda’r cwmni cyflenwi staff diogewlch gan sicrhau ei bod yn diwallu anghenion y busnes.
- Rheolaeth iechyd a diogelwch å chynaladwyiaeth ar gyfer y swyddfa, gan gynnwys cymorth cyntaf, diogewlch tån, a chasglu data cynaladwyiaeth.
- Cydweithio a thrafod gyda chyflenwyr allanol – gan gynnwys cytundebau prydlesi offer, adnewyddu yswiriant, casglu sbwriel, ailgylchu ac ati, a chydlynu gwiriadau rheolaidd i'r 
adeilad (profion dyfeisiau cludadwy, diogelwch tân, cynnal a chadw'r boeler) gyda'r rheolwr technegol.
- Sicrhau bod gofynion hyfforddiant staff, fel hyfforddiant cymorth cyntaf, wedi'u cyflawni.

Gweinyddiaeth

- Gweithredu fel y prif bwynt cyswllt ar gyfer ymholiadau cyffredinol.
- Sicrhau bod yr holl waith ffeilio, ar bapur ac yn electronig, yn cydymffurfio â'n canllawiau diogelu data.
- Cyflawni gwaith gweinyddol o ddydd i ddydd y swyddfa, gan gynnwys trefnu gwaith cynnal a chadw offer y swyddfa ac archebu mwy o ddeunydd swyddfa.
- Cynnal databas ar gyfer cyflewnyr, staff a chwsmeriaid fel bo’r angen
- Helpu i sicrhau bod y cwmni'n cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol elusennau a chyflogwyr busnesau bach a chanolig, gan gynnwys rhwymedigaethau asesiadau risg, diogelwch tân ac iechyd a diogelwch.
- Sicrhau y caiff cofnodion PRS eu cynnal, a bod ffurflenni'n cael eu cyflwyno'n brydlon.
- Cynorthwyo gyda gwaith gweinyddol y Bwrdd a chynhyrchu adroddiadau
- Cynorthwyo’r Prif Weithredwr i baratoi adroddiadau a chesiadau nawdd fel bo’r angen.

Gwaith Ychwanegol

- Cynorthwyo fel bo’r angen gydag unrhyw waith arall a benderfynir gan y Cyflogwr iddo fod yn addas ac yn angenrheidiol a bryd i’w gilydd.

Profiad & Cymwysterau


Gofynnol

- O leiaf tair blynedd o brofiad mewn amgylchedd swyddfa/gweinyddol/ariannol, yn ddelfrydol ar lefel rheolwr swyddfa neu reolwr prosiect.
- Sgiliau trefnu, cynllunio a gweinyddu rhagorol.
- Y gallu i ymdrin â sawl tasg ar un adeg, cynnal amserlen hyblyg, a newid cyfeiriad a/neu dasg
- Medrus iawn ar y cyfrifiadur, ac yn hyderus ac yn hyfedr gydag Excel a Word (neu raglenni cyfwerth ar Mac)
- Yn gallu cymell eich hunan, yn brydlon, yn ddibynadwy, ac yn gallu cynnal cyfrinachedd.
- Sgiliau cyfathrebu ardderchog ar lafar ac yn ysgrifenedig.
- Sgiliau rhifedd ardderchog.
- Y gallu i weithio ar eich menter eich hun wrth ddatblygu'r rôl, a gweithio heb lawer o oruchwyliaeth.
- Y gallu i weithio'n hyblyg mewn tîm bach, gan adeiladu cydberthnasau o ddydd i ddydd gyda chydweithwyr.
- Y gallu i reoli llwyth gwaith amrywiol, gan gydbwyso tasgau gyda cheisiadau am gymorth gan y tîm, a all fod â therfynau amser byr.
- Ymrwymiad i bolisïau ac arferion cyfle cyfartal, a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth.

Dymunol

- Myfyriwr/wedi cymhwyso â'r Gymdeithas Technegwyr Cyfrifyddu, neu radd gyfwerth.
- Profiad o gynllunio a rheoli cyllidebau.
- Deall rhwymedigaethau cyfreithiol elusennau a chyflogwyr busnesau bach a chanolig.

Manylion Ychwanegol

Mae gwybodaeth ychwanegol am y swydd i weld isod

Defnyddiwch y manylion cyswllt uchod i gysylltu â ni am fwy o wybodaeth

*Cofiwch sôn am wefan Lleol.cymru wrth ymateb*

Lawrlwythiadau / Ffurflenni a dogfennau defnyddiol:

Manylion y swydd  (Dewiswch 'arbed / save' os anogir)